Cómo digitalizar un catálogo de recambios en PDF (y convertir el despiece en interactivo)

Por qué el despiece en PDF ya no basta

El PDF es cómodo de entregar: se maqueta una vez y se envía a la red. Pero en cuanto el cliente necesita la pieza correcta, ahora y desde el móvil, aparecen cuatro límites:

• No se busca bien. El lector de PDF solo encuentra texto exacto: si el cliente escribe «retén del eje» y la tabla dice «anillo de estanqueidad», no hay resultado. En un PDF escaneado no encuentra nada.
• No se actualiza solo. Cuando una referencia se sustituye, el PDF de cada distribuidor sigue diciendo la antigua hasta que alguien envía una versión nueva, y nadie sabe qué edición usa cada uno.
• No se mide. No sabes qué láminas se abren, qué piezas se buscan ni cuáles no se encuentran.
• Se lee mal fuera del PDF. Un documento de cientos de páginas con tablas maquetadas es difícil de aprovechar para un buscador o un asistente de IA; una ficha web por modelo, con datos estructurados, se lee y se cita mejor.

Digitalizar no es subir el PDF a la web, sino sacar los datos que hay dentro: es el paso al catálogo vivo que explica la guía del catálogo industrial.

Qué se puede extraer de un PDF de despieces

Esto es lo que conviene sacar de cada página:

• Las láminas. Cada vista explosionada, con el conjunto al que pertenece: motor, transmisión, chasis, plato de corte…
• Las posiciones. El número de cada globo y su lugar en el dibujo, para que la pieza se pueda pulsar.
• Las referencias. Código del fabricante, descripción, cantidad por conjunto y unidad de venta.
• Las tablas de variantes. Qué posición cambia según la versión, la tensión, el tamaño o el sentido de giro.
• Las notas. «A partir del n.º de serie…», «sustituida por…», «se suministra solo en kit». Son las que más errores evitan y las que más se pierden.

La IA de CoreVektor extrae productos, especificaciones y relaciones (producto, recambio, compatibilidad y norma) y enlaza cada posición del dibujo con su referencia. Una persona de tu equipo revisa antes de publicar.

Paso a paso: inventario, extracción, revisión, publicación y red

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   Haz inventario. Qué PDF hay, de qué modelos y cuál es la edición buena: si hay dos versiones del mismo despiece, decide cuál manda. Junta también la lista de precios, los manuales y, si existe, el CAD.

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   Extrae. Se cargan los PDF y la IA separa láminas, posiciones, referencias, tablas y notas, y las relaciona entre sí. Los precios y las tarifas de cada cliente llegan por CSV o por API desde tu ERP.

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   Revisa. Alguien que conozca el producto comprueba que cada globo apunte a su referencia, que las cantidades cuadren y que las sustituciones estén bien encadenadas. Empieza por los modelos que más recambio venden.

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   Publica. Cada modelo queda como un despiece interactivo, con búsqueda por referencia, por nombre, por síntoma o por código de error.

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   Llévalo a la red. El mismo despiece se publica en la web de cada distribuidor con una etiqueta script y su marca. Cuando cambias una referencia, cambia en todas las webs a la vez.

El resultado es un despiece interactivo: pulsas la pieza, ves la referencia y la pides. Puedes verlo funcionando en el despiece en vivo, con una bomba de vacío real de 31 piezas y la lámina 2D de un cortacésped sincronizada con su 3D.

PDF escaneado o PDF vectorial: qué cambia

Abre el PDF e intenta seleccionar una referencia de la tabla. Si puedes copiarla, es vectorial (o tiene capa de texto); si se selecciona la página entera como una imagen, es un escaneo.

Pide el original a quien maquetó el catálogo: muchas veces existe aunque en la web solo esté el escaneo. Si solo queda el papel, escanéalo a 300 ppp como mínimo, recto y sin la sombra del lomo, y reserva más tiempo para revisar.

Qué hacer con las referencias sustituidas y las compatibilidades

Es lo que más errores provoca en el mostrador. Antes de publicar, deja claro en los datos:

• Las sustituciones en cadena. La referencia A se sustituyó por B y, años después, B por C. Quien busca A tiene que llegar a C directamente, y el sistema tiene que guardar la cadena entera, no solo el último eslabón.
• El sentido de cada sustitución. Una pieza nueva puede montar en máquinas antiguas y no al revés. «B sustituye a A» no es lo mismo que «A y B son intercambiables».
• Los cambios por número de serie. «Hasta el n.º de serie 12345, posición 7 = ref. X; desde el 12346, ref. Y». Con la máquina registrada por número de serie, el despiece muestra directamente la que toca.
• Los kits. Piezas que solo se venden en kit, o kits que agrupan varias posiciones: la relación va en los datos, no en una nota al pie.
• La compatibilidad entre modelos. Si la misma referencia monta en varios modelos, se guarda una vez y se enlaza, en vez de repetirla en cada lámina.

En CoreVektor estas relaciones forman un grafo de conocimiento de tu propio catálogo: la búsqueda lo recorre y responde con la referencia, su compatibilidad y la página del manual que lo respalda. Qué más debe tener un buen sistema lo repasamos en software de catálogo de recambios.

Checklist para digitalizar tu catálogo de recambios

Antes de cargar el primer PDF, comprueba que tienes esto:

• Los modelos y versiones que vas a publicar, con la edición vigente de cada PDF.
• Los PDF originales localizados o, si no existen, escaneos a 300 ppp como mínimo.
• La tabla de sustituciones al día, con el sentido de cada una.
• Los cambios por número de serie identificados por modelo.
• Los kits y conjuntos, con las posiciones que incluye cada uno.
• La lista de precios o las tarifas por cliente, en CSV o por API.
• Los manuales de uso y de taller de cada modelo, para que la búsqueda pueda citar la página.
• Una persona de tu equipo responsable de revisar y aprobar cada modelo.
• El orden de publicación: primero los modelos que más recambio mueven.
• Un PDF para quien lo siga pidiendo, generado desde el catálogo vivo y no mantenido a mano.

Mándanos el PDF de un modelo y lo vemos con tus datos reales.

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